En cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 de protección de datos personales que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de los datos personales, y decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás concordantes, se presenta la política a seguir dentro de la empresa y en relación con su objeto social.
Como parte de las actividades de cobranza, actualización de datos, reporte a centrales de riesgo, contacto a clientes y usuarios, así como los destinados a mantener las adecuadas condiciones de seguridad y atención de nuestros clientes y en general para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por la entidad, será requerida la entrega de datos tales como nombre, dirección, edad, así como otra información de contacto como número de teléfono y dirección electrónica e información específica en torno a referencias y condiciones económicas de los deudores de las carteras propias o administradas por la entidad, así como otra información relevante para facilitar el ejercicio de las actividades propias de la entidad.
La información recopilada será incorporada en la base de datos de GESTION EXTERNA con el fin de:
GESTION EXTERNA SAS dentro de sus políticas de calidad y seguridad, de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinas y actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, realizará grabaciones de audio y video en sus oficinas y sitios comunes de sus instalaciones. Tales grabaciones tendrán una duración en los archivos de la entidad durante 10 años para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción. Igualmente se hará uso de las tecnologías de la información para la remisión de diversas comunicaciones tales como el envío de estados de cuenta, certificaciones, comunicaciones de interés y avisos de reporte a centrales de riesgo crediticio, avisos y notificaciones judiciales, etc.
Gestión Externa SAS realiza back up de todos sus computadores de forma diaria mediante contrato de almacenamiento en la “nube” con el fin de poder acceder a la información desde cualquier lugar en cualquier momento de contingencia.
GESTION EXTERNA SAS tiene a disposición de sus clientes y usuarios la página web de la entidad www.gestionexterna.com.co y se mantiene en contacto por diferentes medios como lo son comunicaciones escritas y contacto telefónico, correo electrónico y mensajes de texto. En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad o sus clientes. En esa medida la entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información de tal manera que de ninguna manera se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de ninguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones. La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular y si incluye cualquier tipo de información personal correspondiente a terceros, como es el caso de la entrega de referencias, tendrá que asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de sus titulares, de tal manera que la entidad no se hará responsable por ninguno de los contenidos que le sean entregados, aunque si se reserva los derechos para utilizarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad.
La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados.
GESTION EXTERNA podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países.
De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia la entidad respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.
La entidad realiza el tratamiento de datos personales de los menores cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
b) Respeto de sus derechos fundamentales.
En esa medida garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o menores de edad será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de la entidad puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.
Esta información personal se incluye en una categoría especial por estar relacionada con datos médicos de carácter confidencial, información sobre raza u origen étnico, creencias religiosas, ideología política, sexualidad, condiciones de desplazamiento o calamidad y datos biométricos.
En caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de las actividades adelantadas por la entidad los titulares deberán otorgar su autorización expresa.
GESTION EXTERNA acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean efectuadas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, la entidad para la adecuada prestación de sus servicios y adelantamiento de actividades de cobranza, acudirá en ocasiones a personas naturales o jurídicas para que con su colaboración se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a clientes y titulares de las obligaciones crediticias.
Para el desarrollo de las funciones de apoyo a las actividades de la entidad tendrán, en ocasiones, que tener acceso a determinada información personal de la mantenida en las bases de datos de la entidad.
En tal caso, la entidad se encuentra comprometida a que: 1. Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por la entidad en sus procesos; 2. La información sólo será utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta política; 3. El tercero sólo recibirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones. 4. Las herramientas tecnológicas de los empleados de GESTION EXTERNA SAS mantienen como política restricciones para el escape de información como es: – inexistencia de puertos USB o unidades de CD, monitoreo de correos electrónicos y límites en los mismos.
Todos los empleados de GESTION EXTERNA firman acuerdo de confidencialidad relacionado con los datos que manejan para el desarrollo de sus actividades; tal acuerdo hace parte de los contratos de trabajo respectivos.
Para el ejercicio de estos derechos el titular de la información o sus causahabientes podrán contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente ubicada en la Calle 31 A No. 26-15 off. 611 Floridablanca Santander o en el teléfono (7)6787000 y escribiendo a [email protected] .
Es de anotar que mientras el Titular de la información permanezca como deudor de obligaciones de la entidad o de las entidades de las cuales la información es administrada, la información será mantenida y el Titular carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos. Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a finalizada la relación legal o contractual, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la entidad, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, conocimiento de sus clientes o atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales
GESTION EXTERNA en desarrollo de su objeto social realiza la administración o actúa como proveedor de terceros personas naturales y jurídicas pertenecientes a los sectores financiero, real, solidario y público, entre otros sectores. En estos casos la entidad desarrolla el papel de encargado de la información, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para las finalidades para las que le es entregada.
En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por esos terceros, la entidad hará sus mejores esfuerzos por realizar el traslado de la solicitud a los responsables correspondientes y porque se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del peticionario, sin embargo, en tales casos no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgadas ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.
GESTION EXTERNA SAS entiende que quien realiza entrega de información a la entidad para la realización de sus actividades empresariales como administrador de obligaciones de cartera y cobranza cuenta con todas las autorizaciones pertinentes de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y que las finalidades para las que la entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular y en ese sentido libera de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información. Lo anterior, bajo el entendido que la entidad en desarrollo de sus políticas internas o por orden de autoridad competente podrá requerir las pruebas de tales autorizaciones.
La información compartida con la entidad debe ser completa, actual y veraz, resultando de entera responsabilidad de quien la otorga cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad.
Toda modificación en la Información suministrada a la entidad deberá ser notificada a la entidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al acaecimiento de los hechos que condujeren a la modificación de los datos, a través del canal dispuesto para el efecto.
GESTION EXTERNA SAS se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con quince (15) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.
Fecha de publicación y entrada en vigencia: Octubre de 2013
Última Modificación: Octubre 2016
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Datos de la Federación
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